Разработка, внедрение и комплексное сопровождение ИТ-систем, позволяющих сократить затраты производства и высвободить ресурсы предприятия.

+7 (3854) 555 906
asc.gif





Новости ИТ-отрасли



06.06.2018

Пять досадных способов поставить безопасность документов под угрозу


Даже самые маленькие компании начинают понимать: безопасность документов имеет значение.

Хотя чаще всего нарушения безопасности приписывают проискам секретных служб и атакам гнусных киберзлодеев, самые распространенные угрозы далеко не так драматичны.

На самом деле существуют гораздо более нелепые способы потерять файлы с конфиденциальными данными, например, если вы пользуетесь неправильным устройством.

1. Оставить распечатки в лотке принтера

Вы же помните, какая кипа документов лежит на принтере? Это так неэкономно. А еще опасно. В этой кипе мог затеряться расчетный листок чьей-то зарплаты или данные ваших заказчиков, или финансовые планы вместе со стратегией развития компании.

Если вам не нравится, что все эти бумаги валяются где попало, вам нужно внимательнее присмотреться к принтеру и выяснить, хватает ли у него «знаний», чтобы устанавливать личность пользователей, прежде чем печатать их документы.

Ищете умный принтер? Обратите внимание на монохромный принтер Xerox® VersaLink® B400.

2. Отправить файлы без защиты паролем

Вам нужно отсканировать файл и послать его своему коллеге Ивану. У вас мало времени. Поэтому вы как можно быстрее сканируете документ и сразу отсылаете Ивану, но не тому, которому надо. Вот незадача!

Заведите себе устройство, которое поможет вам защищать файлы паролем – например, Xerox VersaLink C7020, Xerox VersaLink C7025, Xerox VersaLink C7030.

3. Сохранить конфиденциальные файлы в ненадежной папке

Когда кому-то нужно отсканировать очень важный документ, а потом отправить его в облачное хранилище, обычно сначала этот кто-то сохраняет отсканированный файл где-нибудь на компьютере.

Это может быть рабочий стол или какая-нибудь локальная папка. Но если человек забывает удалить файл после того, как он разместил его в файловом хостинге, например, в Dropbox, Google Drive или на аналогичной платформе, могут начаться проблемы.

Убедитесь, что ваш принтер достаточно умен, чтобы автоматически сохранять ваши пользовательские файлы в специально отведенном для них облаке. Тогда конфиденциальные файлы не будут храниться в неподходящих местах.

4. Попросить кого-нибудь распечатать для вас файл

Иногда сотруднику, находящемуся вне офиса, нужно что-нибудь распечатать, чтобы при появлении на работе готовый документ уже дожидался его. Чаще всего просят одного из коллег распечатать для них нужный файл.

Однако если этот сотрудник сохранит файл в небезопасном месте, у вас могут быть неприятности.

Если ваше устройство поддерживает печать с мобильного приложения, удаленным работникам не придется просить других распечатывать для них файлы. И такая проблема не будет возникать.

Вам нужно сканировать и копировать? Решение — монохромное многофункциональное устройство Xerox  VersaLink  B7025, Xerox  VersaLink  B7030, Xerox VersaLink  B7035.

5. Оставить данные на жестком диске принтера

Вряд ли вы думаете, что ваш принтер — это компьютер. Однако у самых высокотехнологичных принтеров есть жесткие диски, и через них проходит информационный поток вашей компании.

Поэтому крайне важно, чтобы принтер автоматически перезаписывал данные на своем жестком диске. Но еще важнее, чтобы диск принтера был надежно зашифрован.

Ни одна компания не хочет потерять конфиденциальную информацию. Но хуже всего потерять ее из-за нелепой ошибки, которую можно было избежать.

Не допустите этого: установите действительно умный принтер, в котором есть все необходимые элементы для защиты информации.

А также все интеллектуальные функции, помогающие сотрудникам работать эффективнее.

Если у вас большая компания, и нужен комплексный подход к обеспечению безопасности печати документов, рекомендуем вам воспользоваться услугой аутсорсинга печати.

Источник: http://www.xerox.ru/



Поделиться:   

Возврат к списку

Copyright © 2012-2018 ГК Киролан. Все права защищены и охраняются законом.