Разработка, внедрение и комплексное сопровождение ИТ-систем, позволяющих сократить затраты производства и высвободить ресурсы предприятия.

+7 (3854) 555 906
asc.gif





Новости ИТ-отрасли


28.05.2019

Экономия на бумаге: как компании на 30% сократить затраты на печать


Согласно данным IDC, затраты компании на печать и другую работу с документами могут составить десятую часть от выручки. Их можно сократить почти на треть, если знать, как

Для развития бизнеса недостаточно искать новые источники дохода — надо еще и экономить, иначе неэффективные процессы будут поглощать потенциальную прибыль. Аналитики IDC рассчитали, что обычно на печать и другую работу с документами приходится до десятой части общих расходов.

Чтобы эта, на первый взгляд, незаметная статья бюджета не раздувалась до пугающих размеров, процессы управления печатной инфраструктурой следует оптимизировать: правильно подобрать принтеры и многофункциональные устройства (МФУ), эффективно организовать их техническую поддержку и снабжение расходными материалами.

Недостаточный контроль

Многие компании создают и развивают печатную инфраструктуру, не имея единых стандартов и ограничений. В результате эта инфраструктура становится слишком сложной и неудобной для управления. Поэтому компании тратят на работу с документами неоправданно много времени и ресурсов. Причем зачастую даже не замечают масштаба издержек. Так, две трети компаний, опрошенных IDC, не могут оценить все свои прямые и косвенные расходы на бумажный документооборот.

Как сократить траты на печать

Для того чтобы сократить затраты на печать, следует подбирать под конкретные задачи устройства с оптимальной стоимостью владения, оценивая потребности разных подразделений. Чтобы сформировать именно такой парк печатной техники, который нужен компании, надо ответить себе на шесть вопросов.

Шесть ключевых вопросов, которыми нужно задаться при покупке печатной техники

  1. Сколько печатают сотрудники, в том числе в периоды пиковых нагрузок?
  2. Какая скорость печати нужна, чтобы решать задачи в срок?
  3. Достаточно ли черно-белой печати или нужна цветная?
  4. Печатают ли сотрудники на нестандартных материалах и/или форматах?
  5. Нужно ли делать брошюры и другие печатные материалы, требующие дополнительной обработки?
  6. Будут ли полезны дополнительные функции печатных устройств (например, отправка по электронной почте, обработка результатов сканирования или автоматический перевод)?

Ответы на эти вопросы помогут подобрать для задач модели с оптимальными характеристиками. Однако есть и универсальные принципы формирования парка, которые снизят риск серьезных ошибок.

Четыре принципа формирования парка печатных устройств

  1. Вместо нескольких персональных принтеров лучше установить одно коридорное МФУ общего пользования. Сокращение количества устройств упростит и удешевит их обслуживание. К тому же у более производительных моделей стоимость отпечатка обычно ниже.
  2. Издержки на эксплуатацию (включая замену ресурсных материалов) должны быть одним из главных критериев отбора. Если дешевые устройства окажутся ненадежными и неэкономичными, дополнительные расходы быстро перекроют выгоду, достигнутую при покупке.
  3. Сервисное обслуживание выбранных моделей должно быть доступным и оперативным. Ведь от качества технической поддержки будет напрямую зависеть время простоя оборудования в случае поломок. А значит, и размер сопутствующих убытков.
  4. Важно наладить эффективное управление складом расходных материалов, иначе есть риск, что работа остановится, просто потому что закончился картридж. Также возможна обратная ситуация: избыток материалов или хранение уже ненужных картриджей для оборудования, выведенного из эксплуатации.

Новые решения привычных проблем

При выборе малой офисной техники часто не принимается в расчет очень важный критерий — ее дополнительные функции. И напрасно. Хотя многие организации до сих пор воспринимают МФУ просто как инструменты для печати, сканирования и копирования, технологии шагнули далеко вперед.

Современные модели способны оптимизировать работу с документами и выполнять вместо сотрудников множество рутинных операций. Это позволяет расходовать время и ресурсы намного более эффективно, сокращая издержки на документооборот.

Что умеют современные принтеры и МФУ

Вот лишь некоторые из возможностей, которые открываются благодаря встроенным в МФУ программным решениям.

  • На экране печатного устройства можно в автоматическом режиме оцифровывать, сохранять в системах документооборота, отправлять по почте и переименовывать отсканированные документы. И все это без участия компьютера. Это ускоряет документооборот и сокращает потери рабочего времени сотрудников.
  • Интерфейс принтера или МФУ можно настраивать индивидуально, помещая на главный экран кнопки с самыми часто используемыми функциями и задачами.
  • Для работы с принтерами и МФУ можно ввести обязательную авторизацию. В результате сотрудники больше не смогут печатать личные документы незаметно для руководства, а значит, компании не придется за это платить.
  • Печатное устройство может даже заменить собой сотрудника, например переводчика. С помощью встроенного в МФУ сервиса можно переводить документы на десятки языков.
  • Другие встроенные решения могут ускорять техническое обслуживание и сокращать время простоя, автоматически отправляя администратору сообщения о сбоях, еще до того, как пользователи что-то заметят.

Ошибки при формировании и обслуживании печатной инфраструктуры могут привести не только к росту издержек, но и к более серьезным последствиям.

Пример. Одно из государственных учреждений Санкт-Петербурга закупило партию новых МФУ и приобрело к ним неоригинальные расходные материалы. Из-за низкого качества тонера пришли в негодность фотобарабаны устройств. Производитель признал случай негарантийным, и в результате организация осталась со 140 неработоспособными МФУ. Это привело к простоям в работе, которые стоили учреждению намного больше, чем покупка нового оборудования.

От управления печатью можно освободиться

Для большинства компаний управление печатной инфраструктурой — непрофильный процесс. Поэтому совсем не обязательно проводить оптимизацию самостоятельно. Вместо этого можно обратиться к внешнему подрядчику, который специализируется именно на таких задачах.

Какие процессы можно передать на аутсорсинг

  • управление жизненным циклом оборудования, включая поставку новых и утилизацию старых устройств;
  • профилактика неполадок и полное техническое обслуживание печатной техники;
  • поставка картриджей и других расходных материалов;
  • поддержка и обучение пользователей работе с печатной техникой (в том числе с новыми функциями);
  • подготовка отчетности.

Как показывает наша практика, чаще всего к аутсорсингу обращаются компании, у которых ежемесячный объем печати превышает 100 тыс. страниц, а в офисе работают более ста сотрудников. Однако и менее крупные организации могут заключить аутсорсинговый контракт в качестве решения с заделом на будущее.

Такой подход выбирают не только для того, чтобы освободиться от непрофильных задач, но и чтобы сэкономить. Это становится возможным благодаря тому, что компания-заказчик не тратит собственные ресурсы на управление печатью, а поставщик услуг формирует оптимальную стратегию с учетом корпоративных потребностей.

Пример. Страховая компания «Ингосстрах», передав услуги на аутсорсинг,

  • освободила ИТ-специалистов от решения непрофильных задач,
  • сократила расходы на 20%,
  • при помощи перестройки бизнес-процессов снизила потребность в бумажном документообороте, уменьшив объем печати на 10%.

С чего начинается переход к аутсорсингу

Первый уровень: обследование текущего состояния печатной инфраструктуры, постановка задач и определение целевых показателей. Внешний подрядчик поможет найти узкие места в бумажном документообороте и определить, в каких инструментах оптимизации больше всего нуждается компания.

Второй уровень: на основании проведенного анализа подрядчик создаст оптимальную модель печатной инфраструктуры с учетом потребностей и ограничений бизнеса. Рассчитает количество устройств, подберет модели и их расположение. Кроме того, разработает поэтапный план перехода от текущего к будущему состоянию инфраструктуры, исходя из согласованных целевых показателей.

Третий уровень: подрядчик будет непрерывно контролировать эффективность своих действий и адаптирует стратегию работы к новым условиям и задачам.

Такой подход позволяет повысить эффективность бизнеса в целом: снизить непродуктивные затраты времени сотрудников, в том числе и ИТ-отдела, а также сократить затраты на печатную инфраструктуру в среднем на 30%.



Источник: pro.rbc.ru

Поделиться:   

Возврат к списку

Copyright © 2012-2019 ГК Киролан. Все права защищены и охраняются законом.